A raíz de la entrevista que me hicieron en el país acerca del tema que hoy nos ocupa, me decidí a escribir este post y lo primero que me gustaría decir es que hoy, estamos en disposición de afirmar categóricamente que , existe un exceso de reuniones.

Antes trabajábamos en silos, en departamentos estanco, de forma individual, en formato “tareas” que figuraban en nuestra descripción de puesto de trabajo a cuál libro de instrucciones, éramos un eslabón más en la cadena de un proceso…

No obstante, la transición hacia un mundo donde los retos a los que se enfrentan las organizaciones son cada vez más complejos, requieren de inteligencia colectiva, de colaboración, de trabajo en red, de modelos de trabajo participativos para poder innovar, de trabajar por objetivos, de transparencia en el proceso del cual formo parte… Es obvio que necesitamos, más que nunca, trabajar juntos y ahí es donde posiblemente reside parte del error, en pensar que tenemos que “estar” juntos, ya sea física o digitalmente (al fin y al cabo, las reuniones online no dejan de ser reuniones).

Muchas de estas cosas pueden hacerse sin necesidad de sacar a las personas de su actividad para que asistan a las reuniones. Existen infinidad de herramientas tecnológicas que permiten trabajar juntos mientras trabajamos.

La videollamada ha eliminado algunos pasos del proceso de reunirse, sin lugar a dudas lo ha convertido en un proceso más eficiente, pero no ha sido capaz de eliminar el “dolor” principal que supone asistir a una reunión, que es dejar de hacer lo que se estabas haciendo para hacer otra cosa.

A día de hoy, no se conoce a nadie capaz de hacer más de una sola cosa a la vez, así que o estás con tu actividad o estás asistiendo a una reunión, pero las dos cosas a la vez… ¡Imposible!

Nunca, jamás en la historia, ni hombres ni mujeres hemos sido capaces de hacer dos cosas a la vez con éxito. Ni siquiera Napoleón pudo conquistar Rusia y España al mismo tiempo. Un estudio de la Universidad de Utah asegura que sólo el 2,5% de las personas son capaces de hacerlo. Son los supertaskers, pero la mayoría de los mortales no lo somos, sobre todo aquellos que no somos nativos digitales, que no somos pocos…

Cada una de estas reuniones supone una interrupción en nuestra actividad y no quiero saber, el día que nos pongamos a medir, el número de años que vamos a perder a lo largo de nuestras vidas tratando de desconectar y volver a conectar con las actividades que estamos haciendo.

Creo que la clave está en pararnos a pensar qué uso queremos hacer de las reuniones: si son para informar, para que cada uno aporte algo (conocimiento, ideas…), para crear algo juntos o simplemente para socializar, que no es baladí en un mundo excesivamente digital. Lo que quiero decir con ello es que las reuniones no son para hablar y hablar sin tener claro a priori dónde queremos ir a parar, qué queremos conseguir, con qué queremos salir de la reunión.

Ello significa que, como otras tantas cosas en la vida, hay que prepararlas y facilitarlas para que nada ni nadie se vaya de madre. Ello tiene una ventaja colateral y es que cuando algo te cuesta trabajo, movidos por la eficiencia, te piensas dos veces si es estrictamente necesario hacerlo.

Así pues, mi receta es:

Antes de hacer una reunión pregúntate: 1) Qué quiero conseguir con ella? 2) Tengo alternativas a la reunión? Si la respuesta a ésta última es NO, entonces hazla, pero prepárala y aprende a facilitarla. Esto es, acompaña al equipo a llegar ahí donde quieres llegar y que lleguen

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